Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya.Sebelum menjadi informasi, data yang berkualitas, kemudian diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, ribuan bahkan jutaan laporan, makalah, artikel majalah, buku yang dihasilkan ilmuwan tersedia di Perpustakaan, Pusat Informasi dan Dokumentasi (Pusdokinfo) bahkan di Internet dapat digunakan untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna. Terjadinya banjir informasi, menyebabkan pengguna kesulitan untuk memilih dan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu, pengguna menuntut layanan informasi yang berkualitas.
Informasi
Kualitas informasi tergantung pada empat hal yaitu akurat, tepat waktu, relevan dan ekonomis, yaitu:
a. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi pengguna yang menerima dan memanfaatkan informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat jika mengandung komponen:
§ Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi tidak lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
§ Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.
§ Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.
b. Tepat waktu
Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimkannya.
c. Relevan
Informasi harus mempunyai relevansi atau manfaat bagi si pengguna. Relevansi informasi untuk satu pengguna tertentu dengan yang lainnya berbeda.
d. Ekonomis
Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Perilaku Informasi
Perilaku informasi (information behavior) merupakan keseluruhan perilaku manusia yang berkaitan dengan sumber dan saluran informasi. Perilaku penemuan informasi(information seeking behavior) merupakan upaya untuk menemukan informasi dengan tujuan tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan tertentu. Perilaku pencarian informasi (information searching behavior) merupakan perilaku di tingkat mikro, berupa perilaku mencari yang ditunjukkan seseorang ketika berinteraksi dengan sistem informasi. Perilaku pengguna informasi(information user behavior) terdiri dari tindakan-tindakan fisik maupun mental yang dilakukan seseorang ketika menggabungkan informasi yang ditemukannya dengan pengetahuan yang sudah dimiliki sebelumnya.
PENGGUNA INFORMASI
Pengguna informasi adalah pihak yang menerima atau menggunakan informasi. Pengguna informasi dapat menentukan kualitas seperti apa, menyampaikan apa dan bagaimana kebutuhan informasi mereka. Penyedia informasi harus bekerja dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan mereka, dan bekerjasama dengan sumber informasi lain. Pengguna merupakan prioritas utama, kelangsungan hidup sistem informasi. Kebutuhan informasi bagi pengguna perlu diidentifilasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas mutu untuk menjamin kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna akan berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas.
1. Kebutuhan Informasi
Pengguna membutuhkan informasi yang akurat, relevan, ekonomis cepat, tepat, serta mudah mendapatkannya. Pada saat ini pengguna dihadapkan kepada beberapa permasalahan, seperti banjir informasi, informasi yang disajikan tidak sesuai, kandungan informasi yang diberikan kurang tepat, jenis informasi kurang relevan, bahkan ada juga informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya. Permasalahan tersebut menjadi sebuah tantangan bagi penyedia informasi.
2. Kepuasan Pengguna
Kepuasan merupakan respons pengguna terhadap evaluasi ketidak- sesuaian yang dirasakan antara harapan sebelumnya dengan informasi yang dirasakan setelah pemakaiannya. Kepuasan pengguna sebagai tanggapan emosional pada evaluasi terhadap pengalaman pengguna dari imformasi yang dipakainya. Kepuasan pengguna merupakan evaluasi pengguna dimana alternatif yang dipilih sekurang-kurangnya sama atau melampaui harapannya.
Kepuasan pengguna dapat di ukur dengan berbagai macam metode dan tekhnik. Menurut Kotler (1994) metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran kepuasan pengguna, diantaranya:
Menangkap Keluhan dan Saran
Sumber informasi memberi kesempatan seluas luasnya kepada pengguna untuk menyampaikan sasran dan keluhan. Misalnya dengan menyediakan kotak saran, kartu komentar, customer hot lines, dan sebagainya. Informasi yang diberikan dapat dijadikan bahan sumber informasi dan memungkinkannya untuk bereaksi secara tanggap dan cepat untuk mengatasi masalah-masalah disampaikan.
Survei Kepuasan pengguna
Penelitian atau survei tentang kepuasan pengguna perlu dilakukan untuk mengetahui bagaimana reaksi atau tanggapan langsung para pengguna terhadap produk/jasa yang disediakan. Penelitian mengenai kepuasan pengguna umumnya dilakukan dengan penelitian survei, baik melalui pos, telepon, maupun wawancara langsung.
Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah, yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. Data tentang tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah:
Tiap kegiatan yaing menjadi perhatian
Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan
Sebagai contoh, setiap perusahaan akan merasa perlu untuk mengumpulkan data berikut mengenai transaksi penjualan:
Tanggal penjualan
Waktu terjadinya penjualan
Karyawan yang melakukan penjualan
Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
Jumlah tiap barang yang dijual
Harga aktual setiap barang yang dijual
Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual
Diperlukan informasi tambahan untuk penjualan secara kredit, seperti: instruksi khusus pengiriman, alamat penagihan dan pengiriman pelanggan, serta nama pelanggan.
Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali kegiatan secara individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relatif dikategorikan ke dalam jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh, di toko retail, umumnya transaksi individual diproses dalam siklus pendapatan (revenue cycle) baik tentang penjualan barang atau jasa ke pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para pelanggan sebagai pembayaran penjualan tersebut.
Pentingnya pengendalian internal
Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.
Sumber:
http://herbowowisnu.blogspot.com/2011/10/kebutuhan-informasi-dalam-kegiatan.html (diakses pada 22 maret 2020)
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/2013/10/07/fungsi-1-sia-pemrosesan-transaksi-dokumen-dan-prosedur/ (diakses pada 22 maret 2020)
http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/2013/10/07/fungsi-kedua-sia-menyediakan-informasi-untuk-pengambilan-keputusan/ (diakses pada 22 maret 2020)
https://www.kompasiana.com/juliansyafikri/565e35e6727a614e048b4575/mempertimbangkan-pengendalian-internal (diakses pada 22 maret 2020)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar